Ile kalendarzy zamówić dla parafii? Nakład, ceny druku i terminy

To pytanie pada w prawie każdej rozmowie z parafią. Za mało kalendarzy oznacza, że część rodzin odejdzie z pustymi rękami. Za dużo to kartony, które do Wielkanocy stoją w zakrystii. Dobra wiadomość jest taka, że nakład da się policzyć dość dokładnie, a przy kilku progach większa liczba egzemplarzy kosztuje niewiele więcej.

Punkt wyjścia: liczba rodzin z kolędy

Najlepszą bazą jest liczba domów odwiedzanych podczas kolędy. Każda parafia ma ją w kartotece albo w notatkach z wizyt duszpasterskich. Do tego dolicza się 10-15% zapasu na:

• rodziny, które nie przyjmują kolędy, ale przychodzą do kościoła,
• nowych parafian, którzy wprowadzili się w ciągu roku,
• egzemplarze dla firm, które wsparły druk,
• kancelarię, archiwum parafii i osoby chore odwiedzane w pierwsze piątki.

Przykład: parafia ma 420 rodzin w kartotece. Z zapasem wychodzi 460-480 egzemplarzy, więc przy kalendarzu plakatowym rozsądnie zamówić 500.

Kalendarz dla każdego domu czy za ofiarą?

Liczenie wygląda inaczej w zależności od tego, jak kalendarz będzie rozdawany.

Kalendarz dla każdego domu, najczęściej plakatowy rozdawany podczas kolędy, liczy się dokładnie według wzoru powyżej. Trafia do wszystkich, więc nakład to liczba rodzin plus zapas.

Kalendarz za ofiarą, zwykle jednodzielny albo spiralowany wystawiony po Mszach przy wyjściu z kościoła, bierze tylko część parafian. Jeśli parafia rozdawała już kalendarze, najlepszą podpowiedzią jest zeszłoroczny wynik. Jeśli robicie to pierwszy raz, bezpieczniej zacząć od mniejszego nakładu, na przykład połowy liczby rodzin, i zwiększyć go w kolejnym roku.

O tym, który rodzaj kalendarza do czego pasuje, piszę w artykule Kalendarz jednodzielny, spiralowany czy plakatowy.

Progi cenowe: kiedy większy nakład prawie nic nie kosztuje

Przy druku duża część kosztu to przygotowanie maszyny, a nie papier. Dlatego cena za sztukę spada wraz z nakładem, ale nierówno. Kilka przykładów z naszego cennika (ceny brutto za cały nakład, z projektem):

Co z tego wynika w praktyce:

• Plakatowy A4: drugie sto egzemplarzy kosztuje 50 zł. Jeśli wahacie się między 100 a 200, bierzcie 200.
• Plakatowy A3: przy 400 sztukach egzemplarz jest tańszy niż przy 500. Jeśli parafia ma około 350 rodzin, 400 to lepszy wybór.
• Jednodzielny A3: 300 sztuk wychodzi taniej za egzemplarz niż 350, a 450 taniej niż 500.

Pełny cennik wszystkich rodzajów i nakładów jest w kalkulatorze na stronie głównej. Inny nakład wyceniamy telefonicznie w dwie minuty.

Minimalny nakład i egzemplarze testowe

Najmniejsze zamówienie to 100 egzemplarzy kalendarza plakatowego i 50 egzemplarzy jednodzielnego albo spiralowanego. Można też zamówić 10 egzemplarzy testowych, na przykład żeby pokazać kalendarz radzie parafialnej przed decyzją. A jeśli chcecie najpierw obejrzeć papier i druk, prawdziwy egzemplarz wyślemy pocztą za darmo.

Terminy: kiedy najpóźniej zamówić

Od chwili, gdy dostaniemy od parafii zdjęcia i daty, projekt jest gotowy w 3-4 dni robocze. Potem poprawki, akceptacja, druk i dostawa kurierem. Cały proces zajmuje zwykle 2-3 tygodnie. Licząc wstecz od dnia rozdawania:

• Na początek Adwentu (29 listopada 2026): zamówienie najlepiej złożyć na początku listopada.
• Na Boże Narodzenie i kolędę: najpóźniej pod koniec listopada.
• Na Trzech Króli albo pierwszą niedzielę stycznia: na początku grudnia jeszcze zdążymy, choć wtedy pracujemy już szybciej.

Przy zamówieniu do końca października dostawa na terenie Polski jest darmowa. Więcej o tym, co przygotować na kolędę i jak rozdać kalendarze w jej trakcie, przeczytacie w artykule Co przygotować na kolędę.

Co zrobić z egzemplarzami, które zostaną

Nawet przy dobrze policzonym nakładzie kilkadziesiąt kalendarzy może zostać. Dobrze się sprawdza:

• zostawić kilka w kancelarii dla nowych parafian, którzy przyjdą zapisać dziecko na chrzest albo zgłosić ślub,
• zabrać je do chorych odwiedzanych w pierwsze piątki,
• dać po kilka egzemplarzy firmom, które wsparły druk,
• wysłać parafianom, którzy wyjechali za granicę, a nadal czują się związani z parafią,
• odłożyć dwa egzemplarze do archiwum parafii. Za kilkanaście lat to będzie kronika.

Jeśli chcecie, żeby kalendarz nie obciążył budżetu parafii, zajrzyjcie do artykułu Prośba o sponsoring dla parafii: wzór pisma. A gdy nakład jest policzony, zamówcie darmowy projekt. Płacicie dopiero po jego akceptacji.