Prośba o sponsoring dla parafii: wzór pisma do lokalnych firm

Kiedy parafia potrzebuje pieniędzy na konkretny cel, na przykład na kalendarz parafialny, festyn albo nowe nagłośnienie, najprościej poprosić o wsparcie lokalne firmy. Większość przedsiębiorców chętnie pomaga, jeśli dostaje jasną prośbę: na co, ile, co w zamian i do kiedy. Poniżej gotowy wzór pisma, który możecie skopiować, a pod nim to, co z doświadczenia parafii, z którymi współpracujemy, najbardziej pomaga w rozmowie.

Wzór pisma z prośbą o sponsoring

Uzupełnijcie miejsca w nawiasach i wydrukujcie pismo na papierze firmowym parafii. Wzór dotyczy kalendarza, ale łatwo go przerobić na inny cel.

Szanowni Państwo,

parafia [wezwanie] w [miejscowość] przygotowuje kalendarz parafialny na 2027 rok. Trafi on do około [liczba] domów naszej parafii i przez cały rok będzie wisiał w kuchniach i przedpokojach, bo znajdą się w nim daty, z których parafianie naprawdę korzystają: odpust, rekolekcje, I Komunia, terminy kolędy.

Chcielibyśmy, żeby kalendarz trafił do parafian bez obciążania budżetu parafii. Dlatego zwracamy się do Państwa z prośbą o wsparcie jego druku kwotą [kwota] zł.

W podziękowaniu nazwa [i logo] Państwa firmy znajdzie się na kalendarzu, w części z podziękowaniami dla darczyńców. Podziękujemy Państwu także w ogłoszeniach parafialnych.

Kalendarz idzie do druku w [miesiąc], dlatego na odpowiedź czekamy do [data]. W razie pytań proszę o kontakt: [imię i nazwisko, telefon].

Z wyrazami szacunku

[podpis, pieczęć parafii]

Takie pismo ma wszystko, czego przedsiębiorca potrzebuje do decyzji: cel, zasięg, konkretną kwotę, korzyść dla firmy, termin i osobę do kontaktu. Pieczęć i podpis proboszcza sprawiają, że prośba wygląda poważnie, a nie jak kolejna ulotka.

Najlepszy moment na rozniesienie pism to październik. Parafia zdąży wtedy z drukiem przed Adwentem, a firmy jeszcze planują wydatki na koniec roku.

Kogo poprosić o wsparcie

Najlepiej sprawdzają się firmy, których klientami są parafianie i które działają na miejscu od lat:

• sklep spożywczy, piekarnia, masarnia,
• kwiaciarnia,
• zakład kamieniarski i zakład pogrzebowy,
• stacja paliw, warsztat samochodowy,
• firma budowlana, skład materiałów budowlanych,
• bank spółdzielczy,
• gabinet stomatologiczny, apteka,
• przedsiębiorcy, którzy sami są parafianami.

Więcej o tym, kogo warto zapytać, znajdziecie na stronie o finansowaniu kalendarza.

Co firma dostaje w zamian

Podziękowanie z nazwą, a czasem także z logo firmy, umieszczone dyskretnie na kalendarzu. Dla przedsiębiorcy to reklama, która przez cały rok wisi w kilkuset domach w okolicy. Mało która forma reklamy jest tak trwała i tak tania w przeliczeniu na jeden dom.

Dobrze jest też podziękować firmom w ogłoszeniach parafialnych, kiedy kalendarze trafią do rozdania, i zanieść każdej z nich kilka egzemplarzy.

Jeśli firma chce rozliczyć wsparcie jako koszt reklamy, potrzebny będzie odpowiedni dokument. Jak go przygotować, najlepiej ustalić z księgową firmy jeszcze przed przekazaniem pieniędzy.

Jak rozmawiać z przedsiębiorcą

• Osobiście, nie mailem. Pismo zostawione po krótkiej rozmowie działa dużo lepiej niż wiadomość w skrzynce.
• Z egzemplarzem w ręku. Pokażcie kalendarz z poprzedniego roku albo próbkę. Darmową próbkę wysyłamy pocztą, żebyście mieli co położyć na ladzie.
• Z konkretną kwotą. Pytanie „ile Pan może dać?” stawia rozmówcę w niezręcznej sytuacji. „Prosimy o 400 zł” daje prostą odpowiedź: tak albo nie.
• Z terminem. Bez daty decyzja odkłada się w nieskończoność.
• Z podziękowaniem po wszystkim. Kilka egzemplarzy zaniesionych do firmy po wydruku sprawia, że za rok rozmowa jest dużo łatwiejsza.

Ile firm potrzeba? Dwa przykłady z liczbami

Zwykle wystarczy od dwóch do pięciu firm. Na prawdziwych cenach z naszego cennika (z projektem) wygląda to tak:

Kalendarz plakatowy A3, 500 egzemplarzy. Druk kosztuje 1134 zł. Trzy firmy, które dadzą po 400 zł, pokrywają całość. Parafia może rozdać kalendarze za darmo, na przykład podczas kolędy.

Kalendarz spiralowany A4, 250 egzemplarzy. Druk kosztuje 2950 zł. Trzy firmy po 400 zł dają 1200 zł. Jeśli przy 150 egzemplarzach parafianie zostawią średnio po 20 zł ofiary, to kolejne 3000 zł. Razem 4200 zł, czyli po opłaceniu druku zostaje 1250 zł na potrzeby parafii.

Na własnych liczbach możecie to sprawdzić w kalkulatorze finansowania, który od razu pokazuje bilans dla parafii.

Ofiara przy rozdawaniu

Drugim źródłem jest dobrowolna ofiara. Kalendarze leżą po Mszy przy wyjściu z kościoła, obok stoi koszyk albo skarbonka. Przy jednodzielnych i spiralowanych parafie przyjmują zwykle 20-30 zł za egzemplarz, plakatowe częściej rozdaje się za darmo.

Do ogłoszeń parafialnych wystarczy jedno zdanie, na przykład:

Po Mszach świętych przy wyjściu z kościoła można zabrać kalendarz parafialny na 2027 rok. Ofiary złożone przy kalendarzach przeznaczamy na [cel].

Konkretny cel, na przykład remont dachu albo nowe ławki, wyraźnie zachęca do hojności.

Jeśli chcecie wiedzieć, ile egzemplarzy zamówić, żeby starczyło dla wszystkich, przeczytajcie artykuł Ile kalendarzy zamówić dla parafii. A gdy wszystko jest policzone, zamówcie darmowy projekt. Płacicie dopiero po jego akceptacji.